Con il nuovo flusso Sales andiamo a definire in maniera più chiara le responsabilità tra Setter e Closer, così da evitare sovrapposizioni nella comunicazione con il lead, messaggi persi e dubbi su chi debba gestire appuntamenti, cancellazioni e follow-up.
La regola principale da tenere a mente è molto semplice:
👉 Il Setter è responsabile del lead fino a quando il lead non si presenta alla Demo.
👉 Dal momento in cui il lead si presenta alla Demo, la responsabilità passa al Closer.
Questa regola determina la gestione di pipeline, calendari, automazioni, assegnazioni e conversazioni.
1. Responsabilità del Setter prima della Demo
Fino allo show-up alla Demo, tutta la gestione del lead rimane sotto la responsabilità del Setter.
Questo comprende:
gestione dell'Intro;
prenotazione della Demo;
conferme e reminder;
eventuali spostamenti;
cancellazioni;
Demo No Show;
riattivazioni successive a cancellazioni e No Show.
Il principio è semplice: finché il lead non si è effettivamente presentato davanti al Closer, rimane un lead del Setter.
Per questo motivo sono state spostate all'interno della pipeline Setter anche le fasi:
Demo No Show
Demo Annullata
Riattivazione Demo No Show
Riattivazione Demo Annullata
Il Closer non deve quindi occuparsi del recupero di una Demo annullata o di un No Show generato dal Setter.
2. Nuovi calendari Demo
Per distinguere correttamente le Demo generate dal Setter da quelle generate direttamente dai Closer, utilizzeremo calendari differenti.
Demo generate direttamente dai Closer
Fabio e Simone continueranno a utilizzare i propri calendari:
Presentazione Metodo Terapista Perfetto – Fabio
Presentazione Metodo Terapista Perfetto – Simone
Questi calendari devono essere utilizzati quando è il Closer stesso a fissare direttamente la Demo.
Demo generate dal Setter
Quando invece è Salim a fissare la Demo, dovrà utilizzare esclusivamente:
Demo Setter Fabio – Presentazione Metodo Terapista Perfetto
Demo Setter Simone – Presentazione Metodo Terapista Perfetto
Quindi:
Demo fissata da Salim con Fabio → Demo Setter Fabio
Demo fissata da Salim con Simone → Demo Setter Simone
⚠️ È fondamentale utilizzare il calendario corretto, perché da questa scelta dipendono le automazioni successive, l'attribuzione della Demo e la corretta gestione della comunicazione.
3. Automazioni e messaggistica prima della Demo
Anche le automazioni vengono adeguate alla stessa logica.
Rispetto al flusso precedente, in cui la comunicazione veniva maggiormente splittata tra Setter e Closer, le automazioni pre-Demo partiranno principalmente dal Setter.
Questo permette al lead di avere un unico interlocutore durante tutta la fase precedente alla Demo.
Unica eccezione: reminder 2 ore prima
Il messaggio inviato 2 ore prima della Demo continuerà invece a partire dal Closer che effettuerà la chiamata.
Questo significa che, nelle ultime due ore prima dell'appuntamento, può verificarsi un'eccezione.
Esempio:
Salim genera la Demo con Simone → tutta la comunicazione precedente viene gestita da Salim → 2 ore prima parte il reminder di Simone → il lead risponde a Simone comunicando che non potrà esserci.
In questo caso Simone risponde normalmente al lead, perché la conversazione è ormai stata aperta direttamente con lui.
Tuttavia, la responsabilità del recupero e del rifissaggio rimane del Setter, perché il lead non si è ancora presentato alla Demo.
Il Closer quindi non deve iniziare personalmente il follow-up per trovare una nuova data.
4. Cancellazioni e No Show: passaggio al Setter
Quando una Demo generata dal Setter viene annullata oppure il lead va in No Show, la gestione torna/rimane sempre in capo al Setter.
Se la comunicazione dell'annullamento arriva direttamente al Closer, quest'ultimo:
1. risponde al lead;
2. aggiorna correttamente lo stato della Demo;
3. segnala immediatamente il caso nel gruppo Slack Sales condiviso;
4. da quel momento il Setter prende in carico recupero e riprogrammazione.
Per rendere la comunicazione interna rapida e uniforme utilizziamo un messaggio molto semplice.
In caso di annullamento:
🔄 DEMO ANNULLATA
Lead: [Nome Cognome]
Closer: [Fabio/Simone]
Motivo: [se comunicato]
👉 Da ricontattare per rifissaggio
In caso di No Show:
❌ DEMO NO SHOW
Lead: [Nome Cognome]
Closer: [Fabio/Simone]
👉 Da ricontattare per rifissaggio
Non servono spiegazioni lunghe su Slack: deve essere semplicemente un passaggio di consegne immediatamente comprensibile.
5. Tracciamento: “Demo generata da”
All'interno della scheda del lead è stato aggiunto il campo:
Demo generata da
Quando una Demo viene generata da Salim attraverso i calendari dedicati, verrà automaticamente registrato:
Demo generata da → Salim
In futuro lo stesso sistema potrà essere utilizzato con altri Setter o Sales.
Questo ci permette di separare due informazioni differenti:
Chi ha generato la Demo → Setter/Sales di origine
Chi ha effettuato la Demo → Closer
In questo modo possiamo filtrare direttamente all'interno di GHL, ad esempio:
Demo generata da = Salim
e verificare quante Demo generate da Salim sono state fissate, quante si sono presentate e successivamente i relativi risultati.
Non è quindi necessario che il Closer tenga un report parallelo sull'origine della Demo.
6. Cambio di responsabilità allo Show-Up
Il momento preciso in cui cambia la responsabilità è lo show-up alla Demo.
Esempio:
Salim genera Demo → lead assegnato a Salim → Mario si presenta alla Demo con Simone → da quel momento Mario diventa responsabilità di Simone.
Da quel momento follow-up commerciale, gestione della trattativa e comunicazione successiva sono responsabilità del Closer.
Questo significa anche che Demo fissata ≠ lead del Closer.
Il passaggio avviene solamente quando il prospect si presenta effettivamente alla chiamata.
7. Assegnazione del lead in GHL
Le assegnazioni in GHL devono rispecchiare sempre chi è il responsabile del lead in quel momento.
Quando il lead viene gestito dal Setter, viene assegnato a Salim e rimane assegnato a lui durante:
Intro → Demo fissata → reminder → eventuale annullamento/No Show → recupero e rifissaggio.
Quando il lead si presenta alla Demo, il Closer deve effettuare un passaggio fondamentale:
Il Closer deve assegnare manualmente il contatto a se stesso.
Esempio:
Salim genera Demo → contatto assegnato a Salim → il lead si presenta con Simone → Simone assegna il contatto a Simone.
Questo deve diventare uno degli step standard da effettuare durante/alla conclusione dello show-up.
Se invece Fabio o Simone prendono direttamente un lead e fissano autonomamente la Demo, il contatto deve essere assegnato fin dall'inizio al Closer che lo sta gestendo.
8. Gestione delle conversazioni in GHL
Le assegnazioni corrette sono fondamentali anche per utilizzare in maniera efficace la sezione Conversations di GHL.
La logica deve essere:
Prima dello Show-Up → conversazioni di competenza del Setter
Dallo Show-Up → conversazioni di competenza del Closer
In questo modo ognuno può utilizzare i filtri delle conversazioni sulla base della propria assegnazione e vedere rapidamente i lead di propria competenza.
⚠️ Altra regola fondamentale:
Una volta che un messaggio è stato letto e gestito, deve essere segnato come letto.
Lasciare conversazioni già gestite come non lette rende progressivamente impossibile distinguere i messaggi che richiedono realmente un'azione da quelli già lavorati.
Regola finale
Tutto il nuovo flusso ruota intorno a un principio:
SETTER → responsabile fino allo SHOW-UP
Intro, Demo fissata, reminder, annullamenti, No Show, recuperi e rifissaggi.
CLOSER → responsabile dallo SHOW-UP
Demo effettuata, follow-up commerciale, trattativa e chiusura.
Eccezione: il reminder delle 2 ore parte dal Closer. Se il lead risponde direttamente al Closer comunicando un problema o una cancellazione, il Closer risponde alla conversazione, ma recupero e rifissaggio rimangono responsabilità del Setter.
L'obiettivo del nuovo processo è avere un solo responsabile chiaro del lead in ogni fase, riducendo sovrapposizioni, messaggi persi e situazioni in cui Setter e Closer lavorano contemporaneamente sullo stesso contatto.